Мінфін наказом від 03.09.2021 р. № 496 затвердив Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку.

 

Наказ №496 опубліковано в «Офіційному віснику» від 16.11.2021 № 87, діє з 26 листопада 2021 року.

Форму ведення обліку товарних запасів затверджено додатком 1 до Наказу №496.

 

Порядок визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на ФОПів, у тому числі платників єдиного податку, які відповідно до Закону зобов’язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку, та осіб, які фактично здійснюють продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такого ФОП.

 

Нюанси ведення Форми

 

ФОП вносить до Форми обліку відомості в такому порядку:

 

  • у графі 1 зазначається порядковий номер рядка, в якому здійснено відповідний запис;
  • у графі 2 — дата здійснення запису;
  • у графах 3 – 6 — реквізити первинного документа (вид первинного документа, дата його складання, номер первинного документа (за наявності), найменування суб’єкта господарювання – постачальника або отримувача, його РНОКПП або код згідно з ЄДРПОУ/номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті);
  • у графі 7 — загальна вартість товару відповідно до первинного документа про надходження товару;
  • у графі 8 — загальна вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (крім даних щодо продажу через реєстратор розрахункових операцій/програмний реєстратор розрахункових операцій). Вибуттям товарів для цілей цього Порядку вважається: продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено у встановлених законодавством випадках без застосування реєстраторів розрахункових операцій/програмних реєстраторів розрахункових операцій; внутрішнє переміщення товару між належними одній ФОП місцями продажу (господарськими об’єктами) та/або місцями зберігання; знищення або втрата товару; повернення товару постачальнику; використання товарів на власні потреби;
  • у графі 9 зазначаються примітки, передбачені цим Порядком.

 

Записи у Формі обліку ведуться в хронологічному порядку надходження або вибуття товарів. Для ФОПів, в яких виникає обов’язок щодо ведення обліку товарних запасів, перший запис, що вноситься ФОП до Форми обліку, має відображати інформацію про залишки товарів, наявних у такої ФОП на дату набуття ним обов’язку щодо ведення обліку товарних запасів.

 

Обов’язок ведення товарного обліку не є цьогорічною новацією, адже з 1 серпня 2020 року його мають вести ФОП, які здійснюють розрахункові операції та належать до однієї з таких категорій (п. 12 ст. 3 Закону про РРО):

  • ФОП на загальній системі оподаткування;
  • ФОП на єдиному податку – платник ПДВ;
  • ФОП на єдиному податку, який провадить діяльність із реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
  • ФОП на єдиному податку, що провадить діяльність з реалізації лікарських засобів і виробів медичного призначення;
  • ФОП на єдиному податку, що провадить діяльність з реалізації ювелірних і побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

 

Внесення залишків

 

Розпочинати заповнення Форми Порядок № 496 вимагає із внесення залишків. Аби внести цей перший запис до Форми, підприємець має також скласти відповідний документ, бо ж усі записи мають підтверджуватися документально.

 

Для цього слід самостійно сформувати первинний документ, що має назву «Опис залишку товарів на початок обліку». Складати його можна в довільній формі, головне, аби в ньому було зазначено таку інформацію:

  • найменування наявних товарів;
  • кількість таких товарів (із зазначенням одиниці виміру);
  • їх вартість.

 

Якщо ж залишків на момент початку обліку у ФОП немає, такий опис не складають, а ведення обліку розпочинатимуть із запису про надходження товару.

 

Надходження товарних запасів

 

Оприбутковувати свої запаси ФОП має також на підставі первинних документів. За відсутності документального підтвердження здійсненої закупівлі податківці вважатимуть такий товар безоплатно отриманим і вимагатимуть від підприємця сплати податку як з отриманого подарунка.

 

Тож, зазначаючи надходження товару, у відповідних графах Форми ФОП має вказати дату запису, вид і реквізити підтвердного документа, ідентифікаційні дані контрагента й загальну вартість товару.

Чіткої вказівки на кшталт внесення запису до Форми “день у день” у Порядку № 496 немає. Однак записи про оприбуткування товарів слід вносити до того, як записувати їх вибуття.

 

Вибуття запасів

 

Особливість обліку вибуття запасів під час ведення Форми – у ній не слід зазначати вартість товарів, реалізацію яких проведено через РРО (пп. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку № 496).

 

Тож у Формі має бути зафіксовано лише вибуття товарів у таких випадках:

  • продаж товарів із розрахунком в безготівковій формі, який здійснено у встановлених законодавством випадках без застосування РРО/ПРРО;
  • внутрішнє переміщення товару між належними одному ФОП місцями продажу (господарськими об’єктами) та/або місцями зберігання;
  • знищення або втрата товару;
  • повернення товару постачальнику;
  • використання товарів на власні потреби.

 

Коригування записів

 

Вносити виправлення у Формі обліку слід шляхом використання графи “Примітки”.

 

Зокрема, якщо ФОП помилково вніс запис і необхідно просто вилучити цей рядок – у графі “Примітки” такого помилкового рядка слід проставити позначку “анульовано”. Якщо ж унесений рядок повністю не є помилковим, а просто потребує виправлень, тоді в такому рядку зазначають примітку

“анульовано – виправлено” і номер рядка, у якому буде наведено правильні дані. Своєю чергою, у такому “правильному” рядку проставляють примітку “виправлено” і номер рядка.

 

Також у кінці місяця ФОП у хронологічному порядку здійснення записів має згрупувати свої первинні документи та покласти їх у недосяжну для песика шафу, аби уникнути непорозумінь із перевіряльниками.

 

Документування операцій у ФОП

 

Вести облік ФОП може як у паперовій, так і в електронній формі. Головне, аби під час перевірки ФОП міг надати цю інформацію та підтвердні документи. Загалом, вважаємо за доцільне нагадати, що обов’язок належного документування не залежить від обов’язку ведення товарного обліку.

 

Документи обов’язково мають бути в будь-якого підприємця, незалежно від обраної системи оподаткування чи виду здійснюваної діяльності. Це прямий припис п. 44.1 ПКУ.

 

Зберігати ці документи слід 3 роки від дати подання складеної на їх підставі звітності (п. 44.3 ПКУ). Наприклад, якщо витрати за будь-якою накладною ФОП-квартальник відображає у звітності за листопад (ІV квартал) 2021 р., дата подання якої припадає на січень – лютий 2022 року, то зберігати цю накладну слід щонайменше до весни 2025 року.

 

При цьому варто пам’ятати, якщо надалі ФОП подаватиме уточнену звітність за листопад 2021 р., три роки для зберігання слід відлічувати від дати подання такої уточненки. З огляду на карантинне зупинення всіх строків – для первинки відлік років почнеться вже після завершення карантину.

 

Хто з ФОПів на єдиному податку повинен вести облік товарних запасів

 

Відповідно до  п. 12 ст. 3 Закону про РРО що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов’язані вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.

 

При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).

 

Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб – підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння)