1.  Який функціонал вкладений в словосполучення “авторизація оплат”?

Внесення до системи інформації по Рахунку на оплату від постачальника, автоматизація процесу погодження оплати. Тобто, ініціатор відправляє Заявку в електронному вигляді на погодження Відповідальним особам, наприклад: Безпосередньому керівнику, Керівнику фінансового відділу, розпоряднику бюджету тощо. Реквізити заявки, очередність та умови маршруту погодження можна налаштовувати в системі відповідно до процесу, затвердженому в політиках Компанії.

До відповідальної особи надходить задача в системі та повідомлення на адресу електронної пошти з посиланням на неї. В системі можна включити функцію – можливість виконання задачі безпосередньо з електронно пошти, без авторизації в системі, але, з точки зору безпеки краще робити погодження в два етапи: перейти по посиланню до системи, ввести логін та пароль, після чого приймати рішення по задачі.

Відповідальна особа погоджує або не погоджує платіж. Якщо платіж погоджено, створюється задача на наступного відповідального. Якщо платіж не погоджено, Заявка повертається до ініціатора. Ініціатор має змогу або завершити бізнес-процес, або внести корективи та відправити на повторне погодження. Кількість таких циклів погодження також задається в шаблоні задачі.

По мірі погодження Заявки, в ній будуть з’являтися Візи погоджуючих осіб та позначки часу. Коли процес погодження буде завершено, ініціатор отримає повідомлення відповідного змісту, а Заявка піде далі на затвердження та реєстрацію (якщо необхідно).

Після того, як заявку повністю затверджено, можна або згенерувати задачу на Бухгалтера стосовно необхідності оплати по рахунку, або запрограмувати правила, які дозволять автоматично створювати платіжні документи на підставі неї.

Додатково, є можливість налаштувати друковану форму Авторизації, або роздрукувати стандартну картку, що буде містити основну інформацію та перелік результатів обробки документу.

  1. Яким чином прибиральниця, охоронець зможуть підписувати заяви або Наказ – “з наказом ознайомлений”? Як правила такі співробітники не мають ноутбуків.

Погодження можна виконати через веб-інтерфейс програми, з планшету або із мобільного пристрою.

Ми також говоримо про те, що Ознайомлення та підписання документів в онлайні – це один із альтернативних шляхів підписання. Чи використовувати обов’язкове підписання всіма співробітниками, включаючи прибиральницю, охоронника або водія, – рішення компанії. Тут більше йде мова про операційний персонал.

  1. Чи є англійський інтерфейс?

Нажаль, рішення для України, зокрема BAS не включають в себе якісний англійський інтерфейс

  1. Чию роль Ви зараз демонструєте? Керівника якого департаменту?

Дана база є демонстраційною. Для того, щоб мати змогу показати можливості та налаштування системи, ми демонстрували рішення під користувачем із Повними правами.

Для встановлення користувачів системи, на стадії впровадження та виконання первинних налаштувань, необхідно заповнити структуру підприємства, де для кожного структурного підрозділу обов’язково зазначається керівник, це допомагає витримати чітку ієрархію, та визначити автопідстановки для маршрутизації задач.

  1. BAS – це спеціальна програма для документообігу? 2. Чи можна використовувати іншу програму? що робити, якщо компанія НЕ використовує 1С? 3. Як можна налагодити документообіг з постачальником – Наразі це НЕ менш актуально (можливо ви організуєте окремий вебіанар)?

BAS Документообіг – це самостійна конфігурація, розроблена на платформі 1С. Він являється спеціалізованою програмою для вирішення питань автоматизації обліку документів, взаємодій співробітників, контролю виконавчої дисципліни, тощо. Однією із ключових особливостей програми є те, що вона є гнучким конструктором для налаштувань видів внутрішніх документів та автоматизації внутрішніх політик та процедур.

Якщо у Компанії використовується облікова система не з серії BAS/1С, можна допрацювати (запрограмувати) правила для обміну даними між 1С та Вашою поточною системою.

Але, основною проблемою у разі, якщо Ви вирішите встановити дане рішення, будуть додаткові витрати:

– Одноразові обов’язкові: окрім ліцензії на конфігурацію, необхідно буде придбати ліцензію на сервер для встановлення платформи 1С, а також користувацькі ліцензії. Даний вид ліцензій прив’язаний до кількості одночасних користувачів системи, та, на відміну від бухгалтерських облікових систем, де на кожного бухгалтера треба передбачити наявність окремої вільної ліцензії, для роботи із конфігураціями на кшталт Документообігу, на 50 користувачів може вистачити і 10 ліцензій.

– Одноразові опціональні: витрати для розробки (програмування) правил обміну даними із основною конфігурацією

– Додаткові обов’язкові: витрати на підтримку системи та адміністрування користувачів. Підтримку може здійснювати Ваш співробітник, який є досвідченим користувачем 1С: аналітик, або людина, яка розуміє  структуру даних у системі та основні принципи роботи. Або, можна передати дану функцію на аутсорс  компанії, що є надавачем таких послуг.

Наразі наша компанія розглядає варіант надання конфігурації BAS Документообіг в оренду, що включатиме в себе оренду як самої конфігурації, так і послуги із адміністрування та підтримки. Але даний варіант роботи не виключає додаткові витрати на налаштування обмінів даними із Вашою обліковою системою.

  1. Чи є WEB-версія програми?

Так, є веб-публікація програми. Приклад Демо-бази попередньої редакції програми можна побачити, наприклад, на наступному ресурсі: http://docflow.demo.1c.ru/corp/uk_UA/

  1. Заява на відпустку пишеться за 14 днів. система не повинна дозволяти створювати заяви “заднім числом”, у Вас заяву з початку березня датоване 19м

Дана конфігурація є демонстраційною, та, коли створювались дані документи, могли не взяти до уваги дану вимогу законодавства. Звісно, при налаштуваннях «Робочої» версії програми дану вимогу можна встановити як перевірку умов запуску процесу погодження а також прописати в інструкції до документу, яку бачить користувач.

Але, тут є рекомендація все  ж таки не ставити жорстку перевірку на утримання даної вимоги, оскільки ситуації в роботі користувачів бувають абсолютно різними, наприклад, у зв’язку із ситуацією, яка зараз складається у світі, багато компаній просто не встигли своєчасно відреагувати та примусити співробітників витримати 14-денний термін.

  1. Чи передбачена інтеграція з 1С ЗУП? Чи можливо налаштувати автоматичне створення наказів на відпустку в 1С ЗУП на підставі затверджених заяв в BAS?

Нажаль, в стандартному рішенні синхронізація із конфігурацією ЗУП не передбачена, але, якщо враховуючи той фактор, що рішення прописані на єдиній платформі, можна доволі швидко розробити (запрограмувати) правила синхронізації для задоволення даної потреби.

  1. Добрий день! Скажіть будь ласка, це докуповується модуль до 1С? Чи підходить для зовнішніх документів ЕЦП, якими ми користуємося в Медок

BAS Документообіг – це самостійна конфігурація, розроблена на платформі 1С.

Якщо у Вас є діючий ЕЦП, Ви можете використовувати його у даній програмі.

  1. Я не розумію, клієнт повинен бути підключений до нашої бази 1С?

Ні. Це в першу чергу система внутрішнього документообігу компанії.

  1. У кожного співробітника повинна бути ЕЦП?

Ні, спеціально отримувати ЕЦП для внутрішніх потреб компанії – не є обов’язковою вимогою для роботи із програмою.

Підписання документів ЕЦП – це одна із додаткових можливостей системи. Для цілей внутрішнього документообігу (узгодження / ознайомлення / підписання документів), необхідно затвердити Положення про внутрішній документообіг, згідно з яким внутрішні нормативні документи та процедури можуть бути затверджені з допомогою електронного документообігу. Досить створення облікового запису користувача і налаштування ролей для нього в системі. У цьому разі, логін та пароль користувача будуть підтвердженням легітимності встановленої візи.

Таким чином, всі співробітники, що мають доступ до системи, матимуть можливість узгоджувати (ознайомлюватися, затверджувати) внутрішні документи за допомогою електронного документообігу.

Як було сказано вище, кому давати доступ до системи – це рішення компанії.

  1. Або це система роботи тільки всередині компанії EBS?

Дана конфігурація не є рішенням компанії EBS.

BAS Документообіг – це самостійна конфігурація, розроблена на платформі 1С. Він являється спеціалізованою програмою для вирішення питань автоматизації обліку документів, взаємодій співробітників, контролю виконавчої дисципліни, тощо. Однією із ключових особливостей програми є те, що вона є гнучким конструктором для налаштувань видів внутрішніх документів та автоматизації внутрішніх політик та процедур.

Компанія EBS може надати консультаційні послуги стосовно роботи програми, послуги із налаштування процесів та задач, послуги із адміністрування та підтримки бази, а також, за необхідності, залучення програміста 1С для розробки правил обміну з іншою конфігурацією, або впровадження більш серйозних доробок.

  1. Корпоративний веб-доступ, Ви пропонуєте 1С винести за межі корпоративної мережі?

Ні, ми не рекомендуємо розгортати базу із вільним зовнішнім доступом. При розгортанні публікації на вебі ми рекомендуємо робити двоступеневе підключення: спочатку підключення до корпоративної мережі через VPN або RDS, після чого – авторизація в системі.

  1. 1С дуже погано працює через WEB – це урізана платформа

Пропонуємо Вам ознайомитися із Демо-версією  конфігурації попередньої редакції програми, підключення до якої відбувається через WEB-публікацію: http://docflow.demo.1c.ru/corp/uk_UA/

Звісно, не рекомендується використовувати Веб-публікацію для завантаження довідникової інформації, налаштувань процесів, перерахунку прав, або роботи із Журналом реєстрації.

Але веб-публікація допомагає вільно працювати користувачам із документами, процесами, заходами, календарем. А також заповнювати Табелі обліку часу, та отримувати звітність.

  1. Так скільки ЕЦП повинно бути щоб запрацював е-документообіг?
  2. Отримання прибиральницею, охоронцем ключів ЕЦП і доступ цих співробітників до 1С – дещо завищені очікування. Або в цій системі передбачено вирішення для такої категорії працівників?

Тут ми говоримо про те, що Ознайомлення та підписання документів в онлайні – це один із альтернативних шляхів підписання. Чи використовувати обов’язкове підписання всіма співробітниками, включаючи прибиральницю, охоронника або водія, – рішення компанії. ЕЦП потрібен насамперед для підписантів.

Якщо в компанії введено положення про ЕЦП, тоді можна налаштувати такий метод підписання документів для  більшого числа співробітників.

  1. Який механізм надання документів для податкової перевірки?

Тут є дві опції:

  • Надати перевіряючому доступ до системи з доступом до необхідних видів документів
  • Зберегти необхідні документи та передати, наприклад, в форматі pdf. Збережені документи міститимуть відповідні позначки часу підписання
  1. Де зберігаються документи, підписані?

Підписані документи зберігаються в програмі, із прив’язкою до електронних документів

  1. Скільки займає впровадження вашої програми?

Тривалість залежить від декількох факторів, а також від складності процесів.

Ми рахували по формулі:

  • Автоматизація 3 простих бізнес процесів (під «простими» маються на увазі ті процеси, які можна автоматизувати в системі без додаткового програмування),
  • Налаштування доступів для 4 ролей
  • 25 користувачів

При виконанні даних умов, а також глибокого залучення відповідальних осіб термін основного впровадження може скласти один робочий тиждень.

При більш складних умовах, автоматизація та впровадження даної системи може зайняти до кількох місяців/півроку.

Відлік починається з моменту придбання та розгортання бази.

  1. Чи спрацює модуль для агрокомпаній, написаний на базі базової бухгалтерії 1С?

Так, але, окрім витрат на придбання конфігурації, бажано буде розробити правила синхронізації даних.

Інакше персоналу, який працює в обох системах, зокрема Бухгалтеру, переносити дані з однієї програми в іншу в ручному режимі.

  1. Можливо, пропустила момент – електронна заява на відпустку має підписуватися електронним підписом? Кадрові документи – зокрема, заяви – повинні бути написані від руки. В даному випадку як бути?

З приводу формування документів – Заяв, немає діючої законодавчої вимоги щодо написання Заяв від руки. Заява може бути сформована в електронному вигляді, після чого роздрукована та підписана співробітником.

Якщо ми говоримо про підписання документів ЕЦП, Згідно Закону України «Про електронні довірчі послуги», ст.17 «Використання електронних довірчих послуг»:

«Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, а також автентифікація в складових частинах інформаційних систем, в яких здійснюється обробка таких електронних даних та володільцями інформації в яких є органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг.»

Але, прецедентного досвіду немає, тому, якщо Ваша кадрова служба має сумніви, Ви можете використовувати даний інструмент для прийняття та погодження Заяв, після чого, коли співробітники повернуться в офіс, роздрукувати групою дані документи для їх підписання фізичним підписом.

  1. А скільки коштує BAS?

Конфігурація BAS Документообіг коштує 62 700 грн

Але, звісно, окрім системи у Компанії має бути придбана ліцензія на встановлення платформи (серверна), а також необхідна кількість користувацьких ліцензій. Якщо у Вашій компанії встановлена офіційна конфігурація 1С, то Вам немає необхідності окремо купувати платформу, Ви можете використовувати придбану раніше.

Ліцензії користувачів також є універсальними, але тут треба буде прорахувати приріст одночасної кількості користувачів, та, у разі необхідності, докупити необхідну кількість користувацьких ліцензій.

  1. Налаштування шаблону тільки через ІТС (програміста)?

Ні. Все те, що було охоплено в рамках презентації – це можливості програми, які може використовувати/налаштовувати Аналітик, або інший співробітник, який добре розуміє структуру даних в системах 1С/BAS.

Або, якщо ми говоримо про процедуру впровадження та підтримки рішення «Під ключ», дану послугу може надавати компанія-інтегратор, в штаті якої є своя команда Аналітиків, Програмістів та  Тестувальників.