Оптимізація бізнес-процесів

Ефективність і результати діяльності кожної компанії залежать від того, наскільки ефективно працюють і взаємодіють всі її елементи – функції, організаційні підрозділи, співробітники, технічні та інформаційні системи. Дуже часто робота окремих функцій компанії або її організаційних підрозділів спрямована на досягнення власних специфічних цілей, що може викликати труднощі у взаємодії між ними і в діяльності компанії в цілому. Наслідки такої відособленості можуть бути різними, серед них: погіршення якості і ефективності роботи, зростання витрат, затримки і збої в роботі, неефективний інформаційний обмін і т.д. Всі вони негативно впливають на діяльність компанії і її результати.

Одним із способів вирішення подібних проблем є виділення, опис та вдосконалення бізнес-процесів – міжфункціональних потоків робіт, які пов’язані між собою і спрямовані на досягнення основних цілей компанії. Управління процесами дозволяє не тільки підвищити ефективність діяльності, а й значно зменшити ризики недосягнення поставлених перед компанією цілей.

Компанія EBS допомагає своїм клієнтам визначити бізнес-процеси в рамках загальної діяльності, описати процеси і зв’язки між ними, розробити і впровадити поліпшення в процесах, регламентувати діяльність компанії і, при необхідності, впровадити систему управління бізнес-процесами. Крім того, компанія EBS надає послуги з моделювання процесів для вирішення специфічних завдань. Наприклад: впровадження інформаційних технологій, створення систем внутрішнього контролю, управління якістю та ін. Для вирішення цих завдань компанія EBS використовує передові методики, інструменти і технології, керуючись при цьому кращим світовим досвідом, враховуючи особливості галузі, в якій працює клієнт, і специфіку його роботи .

До роботи по оптимізації процесів залучається як керівництво компанії-клієнта, так і співробітники. Це дозволяє подолати опір змінам і створити сприятливе середовище для впровадження поліпшень.

Оптимізація бізнес процесів компанії може займати кілька місяців.

КЛЮЧОВІ ЕТАПИ РОБІТ

• Визначення специфіки проекту і підготовка набору рішень по оптимізації бізнес-процесів з урахуванням специфіки діяльності клієнта і його потреб.

• Планування та запуск проекту, залучення необхідних ресурсів для реалізації проекту.

• Детальна діагностика діяльності клієнта з метою виявлення особливостей і вузьких місць в процесах.

• Підготовка до моделювання бізнес-процесів (ідентифікація бізнес-процесів компанії з урахуванням її специфіки та цілей діяльності, навчання керівництва і співробітників компанії).

• Моделювання існуючих бізнес-процесів компанії (модель бізнес-процесів “Як Є”)

• Розробка удосконалень в бізнес-процесах компанії

• Оптимізація взаємодії між організаційними елементами і використання спільних ресурсів

• Оптимізація робіт і операцій в рамках процесів (підвищення якості та ефективності, зниження витрат часу і ресурсів)

• Установка точок контролю діяльності

• Організаційні зміни в компанії (зміна організаційної структури, інформаційних потоків, впровадження нових методик та інструментів управління і т.п.)

• Технічні та технологічні зміни (розробка концепцій впровадження нових систем і технологій)

• Моделювання майбутніх бізнес-процесів компанії (модель бізнес-процесів “Як Повинно Бути”)

• Формалізація і регламентація діяльності компанії (розробка системи документів, що регламентують діяльність компанії і її бізнес-процеси).

• Впровадження змін в діяльності компанії (розробка плану переходу на нові процеси, навчання персоналу, управління організаційними і технологічними змінами, управління ризиками)

• Створення, впровадження і підтримка системи управління бізнес-процесами компанії (створення механізму управління і контролю виконання бізнес-процесів, розробка і впровадження відповідних організаційних змін, документації, технологій і інструментів управління)

• Аудит системи управління бізнес-процесами (перевірка ефекту від реалізації поліпшень і ефективності роботи нової системи управління)

Примітка: вище перераховані всі можливі етапи робіт, їх перелік визначається в залежності від цілей і специфіки проекту

Оптимізація роботи бізнесу: переваги та результати

Оптимізація бізнес-процесів важлива для великих компаній, які мають кілька філій, мають велику кількість штатних співробітників, і обслуговують багато клієнтів. Просувати бізнес і при цьому тримати якість обслуговування, на жаль, вдається не всім. Займатися оптимізацією бізнес-процесів необхідно постійно, щоб не допустити загального занепаду підприємства. Оптимізація бізнесу дає такі плоди:

1. Чітка спрямованість діяльності компанії на поставлені перед нею цілі і завдання
2. Підвищення ефективності діяльності за рахунок зменшення витрат часу і ресурсів, а також підвищення якості виконання роботи
3. Налагодження ефективної взаємодії між організаційними елементами компанії при досягненні загальних цілей і використанні спільних ресурсів
4. Велика чіткість, прозорість і керованість діяльністю і компанією в цілому
5. Чітка регламентація діяльності компанії і обов’язків щодо її здійснення
6. Полегшення роботи і підвищення якості при впровадженні нових методів та інструментів управління компанією
7. Поліпшення загальної діяльності фірми. У власника підприємства з’являється можливість поліпшити загальну роботу компанії, нормувати робочий графік і оплату працівників.
8. Автоматизація процесів. У сучасному світі більшість основних процесів давно автоматизовані – це дозволяє поліпшити якість обслуговування, уникнути черг і заощадити на наймі нових співробітників.
9. Зростання керованості компанії. В організаціях, де регулярно проводиться оптимізація бізнес-процесів, співробітники краще розуміють цілі організації і завдання, що стоять безпосередньо перед ними, а також їх важливість і необхідність. Завдяки цьому, поліпшується загальне функціонування бізнесу, підвищується дохід і збільшується кількість клієнтів.
10. Підвищується якість продукції або послуг. Необхідно постійно стежити за процесами, які можуть поліпшити або погіршити якість готового товару або послуги. Подібна скрупульозність дозволить набагато підвищити якість товару і залучити нових клієнтів.

Співробітники нашої компанії допоможуть власнику організації знайти підхід до колег, налагодити роботу кожної системи всередині підприємства, нормалізувати й упорядкувати всю документацію, підвищити якість готового продукту і завоювати довіру клієнтів. У підсумку, замовник отримає оновлений і гідний бізнес, який зможе розвиватися далі в своєму напрямку.