Оптимізація бізнес-процесів
Ефективність і результати діяльності кожної компанії залежать від того, наскільки ефективно працюють і взаємодіють всі її елементи – функції, організаційні підрозділи, співробітники, технічні та інформаційні системи. Дуже часто робота окремих функцій компанії або її організаційних підрозділів спрямована на досягнення власних специфічних цілей, що може викликати труднощі у взаємодії між ними і в діяльності компанії в цілому. Наслідки такої відособленості можуть бути різними, серед них: погіршення якості і ефективності роботи, зростання витрат, затримки і збої в роботі, неефективний інформаційний обмін і т.д. Всі вони негативно впливають на діяльність компанії і її результати.
Одним із способів вирішення подібних проблем є виділення, опис та вдосконалення бізнес-процесів – міжфункціональних потоків робіт, які пов’язані між собою і спрямовані на досягнення основних цілей компанії. Управління процесами дозволяє не тільки підвищити ефективність діяльності, а й значно зменшити ризики недосягнення поставлених перед компанією цілей.
Компанія EBS допомагає своїм клієнтам визначити бізнес-процеси в рамках загальної діяльності, описати процеси і зв’язки між ними, розробити і впровадити поліпшення в процесах, регламентувати діяльність компанії і, при необхідності, впровадити систему управління бізнес-процесами. Крім того, компанія EBS надає послуги з моделювання процесів для вирішення специфічних завдань. Наприклад: впровадження інформаційних технологій, створення систем внутрішнього контролю, управління якістю та ін. Для вирішення цих завдань компанія EBS використовує передові методики, інструменти і технології, керуючись при цьому кращим світовим досвідом, враховуючи особливості галузі, в якій працює клієнт, і специфіку його роботи .
До роботи по оптимізації процесів залучається як керівництво компанії-клієнта, так і співробітники. Це дозволяє подолати опір змінам і створити сприятливе середовище для впровадження поліпшень.
Оптимізація бізнес процесів компанії може займати кілька місяців.
КЛЮЧОВІ ЕТАПИ РОБІТ
• Визначення специфіки проекту і підготовка набору рішень по оптимізації бізнес-процесів з урахуванням специфіки діяльності клієнта і його потреб.
• Планування та запуск проекту, залучення необхідних ресурсів для реалізації проекту.
• Детальна діагностика діяльності клієнта з метою виявлення особливостей і вузьких місць в процесах.
• Підготовка до моделювання бізнес-процесів (ідентифікація бізнес-процесів компанії з урахуванням її специфіки та цілей діяльності, навчання керівництва і співробітників компанії).
• Моделювання існуючих бізнес-процесів компанії (модель бізнес-процесів “Як Є”)
• Розробка удосконалень в бізнес-процесах компанії
• Оптимізація взаємодії між організаційними елементами і використання спільних ресурсів
• Оптимізація робіт і операцій в рамках процесів (підвищення якості та ефективності, зниження витрат часу і ресурсів)
• Установка точок контролю діяльності
• Організаційні зміни в компанії (зміна організаційної структури, інформаційних потоків, впровадження нових методик та інструментів управління і т.п.)
• Технічні та технологічні зміни (розробка концепцій впровадження нових систем і технологій)
• Моделювання майбутніх бізнес-процесів компанії (модель бізнес-процесів “Як Повинно Бути”)
• Формалізація і регламентація діяльності компанії (розробка системи документів, що регламентують діяльність компанії і її бізнес-процеси).
• Впровадження змін в діяльності компанії (розробка плану переходу на нові процеси, навчання персоналу, управління організаційними і технологічними змінами, управління ризиками)
• Створення, впровадження і підтримка системи управління бізнес-процесами компанії (створення механізму управління і контролю виконання бізнес-процесів, розробка і впровадження відповідних організаційних змін, документації, технологій і інструментів управління)
• Аудит системи управління бізнес-процесами (перевірка ефекту від реалізації поліпшень і ефективності роботи нової системи управління)
Примітка: вище перераховані всі можливі етапи робіт, їх перелік визначається в залежності від цілей і специфіки проекту
Оптимізація роботи бізнесу: переваги та результати
Оптимізація бізнес-процесів важлива для великих компаній, які мають кілька філій, мають велику кількість штатних співробітників, і обслуговують багато клієнтів. Просувати бізнес і при цьому тримати якість обслуговування, на жаль, вдається не всім. Займатися оптимізацією бізнес-процесів необхідно постійно, щоб не допустити загального занепаду підприємства. Оптимізація бізнесу дає такі плоди:
- Чітка спрямованість діяльності компанії на поставлені перед нею цілі і завдання
- Підвищення ефективності діяльності за рахунок зменшення витрат часу і ресурсів, а також підвищення якості виконання роботи
- Налагодження ефективної взаємодії між організаційними елементами компанії при досягненні загальних цілей і використанні спільних ресурсів
- Велика чіткість, прозорість і керованість діяльністю і компанією в цілому
- Чітка регламентація діяльності компанії і обов’язків щодо її здійснення
- Полегшення роботи і підвищення якості при впровадженні нових методів та інструментів управління компанією
- Поліпшення загальної діяльності фірми. У власника підприємства з’являється можливість поліпшити загальну роботу компанії, нормувати робочий графік і оплату працівників.
- Автоматизація процесів. У сучасному світі більшість основних процесів давно автоматизовані – це дозволяє поліпшити якість обслуговування, уникнути черг і заощадити на наймі нових співробітників.
- Зростання керованості компанії. В організаціях, де регулярно проводиться оптимізація бізнес-процесів, співробітники краще розуміють цілі організації і завдання, що стоять безпосередньо перед ними, а також їх важливість і необхідність. Завдяки цьому, поліпшується загальне функціонування бізнесу, підвищується дохід і збільшується кількість клієнтів.
- Підвищується якість продукції або послуг. Необхідно постійно стежити за процесами, які можуть поліпшити або погіршити якість готового товару або послуги. Подібна скрупульозність дозволить набагато підвищити якість товару і залучити нових клієнтів.
Співробітники нашої компанії допоможуть власнику організації знайти підхід до колег, налагодити роботу кожної системи всередині підприємства, нормалізувати й упорядкувати всю документацію, підвищити якість готового продукту і завоювати довіру клієнтів. У підсумку, замовник отримає оновлений і гідний бізнес, який зможе розвиватися далі в своєму напрямку.
