2 березня відбувся вебінар на тему “Електронні трудові книжки та дистанційна робота або куди бігти та з чого почати роботодавцю”, у ході якого ми отримали запитання, відповіді на які пропонуємо нижче:

ebs-electronni-trudovi-knujki Блок І «Віддалена робота (дистанційна та надомна)»

 

  1. Чи необхідно підписувати окремий договір при дистанційній роботі?

Це залежить від таких обставин:

1) працівник приймається на роботу відразу на умовах дистанційної або надомної роботи – трудовий договір буде один, про дистанційну чи надомну роботу

2) працівник, з яким при прийнятті на роботу було укладено трудовий договір, переходить на дистанційну чи надомну роботу – достатньо укласти відповідний додаток до трудового договору

3) працівник, з яким при прийнятті на роботу не було укладено письмовий трудовий договір, переходить на дистанційну чи надомну роботу – необхідно укласти трудовий договір про відповідну роботу.

 

  1. Чи є компенсація використання працівником власних засобів для виконання роботи дистанційно чи на дому додатковим благом?

Так, відповідно до положень Податкового кодексу України компенсація працівникам за використання власних засобів для потреб компанії вважається додатковим благом

  1. Чи може роботодавець просити працівника дотримуватись ПВТР при дистанційній роботі на період карантину?

Так, роботодавець може просити працівника дотримуватись ПВРТ при дистанційній роботі на період карантину. Але в такому випадку для оформлення дистанційної роботи недостатньо буде лише наказу роботодавця, необхідно укладати трудовий договір (додаток до трудового договору) про дистанційну роботу. Це прямо передбачено абзацом 5 ст. 602 КЗпП, в якому йдеться про те, що при дистанційній роботі працівник не підпорядковується ПВТР, якщо інше не передбачено трудовим договором про дистанційну роботу.

  1. Чи потрібна додаткова угода до трудового договору про дистанційну роботу на період карантину?

Ні, дистанційна робота (як і надомна) на період карантину може встановлена лише наказом роботодавця, за умови, що будуть збережені всі умови такої роботи, передбачені ст. 602 КЗпП.

Зокрема, для дистанційної роботи це:

  • Робота виконується працівником в будь-якому місці за його вибором
  • Працівник самостійно розподіляє свій робочий час та не дотримується ПВТР
  • Роботодавець забезпечує працівника необхідними для виконання роботи засобами.

Якщо ж роботодавцю необхідно передбачити певні додаткові або відмінні від встановлених умови роботи – необхідно укладати трудовий договір (додаток до трудового договору) про дистанційну роботу.

  1. Якою датою необхідно підписувати договір про дистанційну (надомну) роботу?

Договір або додаткову угоду про дистанційну роботу необхідно у будь-якому випадку підписувати поточною датою із зазначенням дати початку дистанційної роботи.

Приклад 1: працівник приймається/переводиться на дистанційну роботу з 01.04.2021 р. Трудовий договір або додаток про дистанційну роботу необхідно підписати поточною датою із зазначенням дати застосування дистанційної роботи 01.04.2021 р.

Приклад 2: працівник працює на умовах дистанційної роботи (відповідно до ознак, передбачених законодавством) з 01.06.2020 р. Трудовий договір або додаток про дистанційну роботу необхідно підписати поточною датою із зазначенням дати застосування дистанційної роботи 01.06.2020 р.

  1. Якщо дистанційна робота встановлюється на короткий проміжок часу (2 місяці) без прив’язки до карантину, чи можна в наказі вказати необхідність дотримання ПВТР?

Так, можна, але крім наказу про тимчасове переведення працівника на дистанційну роботу з ним необхідно укласти трудовий договір (додаткову угоду) про дистанційну роботу, в якому передбачити всі необхідні умови, зокрема і необхідність дотримання ПВТР.

Така необхідність зумовлена двома факторами:

  • Працівник переводиться на дистанційну роботу тимчасово, але без посилання на карантин
  • Умови роботи дистанційно для працівника відрізняються від умов, передбачених ст. 602 КЗпП (а саме, на працівника покладається обов’язок дотримуватись ПВТР)

 

  1. Якщо форма роботи носить «змішаний» характер (дистанційно-офісна) – це також необхідно відображати у трудовому договорі?

Перш за все зауважимо, що такий тип роботи все одно буде носити характер дистанційної. Це прямо передбачено абзацом 6 ст. 602 КЗпП, де йдеться про те, що за погодженням з роботодавцем, при дистанційній роботі працівник може поєднувати виконання роботи як дистанційно, так і на робочому місці в офісі роботодавця. Таке поєднання також повинно бути передбачене та описане в трудовому договору про дистанційну роботу.

 

Блок ІI «Електронні трудові книжки»

  1. Чи потрібно копію наказу про звільнення працівника завіряти печаткою?

Необхідність завірення наказу про звільнення печаткою прямо не передбачена ст. 47 КЗпП України зі змінами. Тобто, видання працівнику копії наказу про звільнення без відповідного завірення не буде порушенням. Проте, для уникнення фальсифікації документів не зайвим буде все ж завірити даний документ написом «Згідно з оригіналом», підписом відповідальної особи та печаткою підприємства.

  1. Як визначати основне місце праці, працюючи з електронною ТК??

На даний момент достеменно не відомо, який вигляд та реквізити матиме «фінальна» версія електронної трудової книжки. Проте, ймовірно, індикатором основного місця роботи та роботи за сумісництвом буде визначений цифровий код як це відображається у таблиці 5 звіту ЄСВ.

  1. Як дізнаватися причину звільнення з попереднього місця праці, не маючи паперової ТК?

Насправді, навіть в умовах дії паперової трудової книжки роботодавець не має документального підтвердження причини звільнення працівника з попереднього місця роботи, адже працівник надає трудову книжку, як правило, в перший робочий день. В Законі про електронні трудові книжка йдеться про те, що під час прийняття на роботу працівник повинен буде надати або відомості з Реєстру застрахованих осіб, або, за наявності, трудову книжку. Тобто, якщо у працівника є трудова книжка (паперова), в яку йому продовжують вносити записи про роботу, роботодавець може отримати інформацію про причину звільнення саме з паперової трудової книжки (відразу повернувши її працівнику).

Якщо ж трудової книжки у працівника немає, а в відомостях з Реєстру застрахованих осіб інформація про звільнення з останнього місця роботи ще відсутня, то, на нашу думку, роботодавець може запропонувати працівнику надати копію наказу про звільнення з попереднього місця роботи, в якому дана інформація точно відображена.

  1. Є книжки, де номер та серія вказані лише на титульній сторінці або б/н чи не вважатиме ПФ їх недійсними?

Якщо на дату оформлення трудової книжки працівнику (дата на титульній сторінці) діяв відповідний затверджений бланк, то така трудова книжка вважатиметься дійсною і не підлягає заміні на нову.

  1. Чи потрібно заводити на працівника трудову книжку, якщо він працевлаштовується вперше?

Таки обов’язок на роботодавця не покладається. Проте, якщо працівник виявить бажання оформити паперову трудову книжку, він повинен надати роботодавцю чистий бланк трудової, куди роботодавець зобов’язаний внести всі необхідні записи та відразу віддати трудову працівнику.

  1. Як в трудовій книжці виправити помилки попередніх працедавців, враховуючи те, що трудова книжка видається працівнику «на руки» лише при звільненні?

У даному випадку доцільно буде отримати від працівника розписку про отримання оригіналу трудової книжки на руки із зобов’язанням повернути її у вказаний строк. Адже відповідно до Інструкції про ведення трудових книжок, у разі виявлення помилок за попереднім місцем роботи, виправлення повинен вносити роботодавець, яких допустив помилку, а власник за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику допомогу в цьому.

  1. Чи матиме компанія доступ до електронної трудової книжки працівника до його працевлаштування в компанії?

Ні, доступ до електронної трудової книжки працівника матиме тільки сам працівник та його роботодавець після працевлаштування.

  1. Яким чином працівник отримає дані з реєстру для надання новому роботодавцю, якщо звільнився з попереднього місця роботи вчора (враховуючи, що дані в реєстр потраплятимуть зі звітів)?

Працівник може отримати дані з реєстру у будь-якому випадку, але на сьогоднішній день недолік полягає в тому, що в цих даних не буде відображена інформація про звільнення з попереднього місця роботи. Якщо на момент набрання чинності Законом не буде уточнено порядок та строки потрапляння інформації до електронної трудової книжки, ми рекомендуємо все ж запитувати у працівника паперову трудову для отримання необхідної інформації і подальшого її звіряння з реєстром.