Чому варто звернутися до консультанта з фінансового менеджменту та обліку навіть якщо не плануєте віддавати процес на аутсорсинг?

Пандемія вплинула на всі галузі економіки, проте найбільших збитків зазнали ті, що пов’язані зі споживачем.

Серед них рітейл, туризм, транспорт, сфера послуг. Численні локдауни змусили підприємців позапланово провести переоцінку бізнесу, переглянути організацію робочого процесу та змінити підхід до фінансового менеджменту та обліку. Останні дві позиції ще й в допандемічні часи постійно зазнавали змін у зв’язку з нововведеннями у законодавстві держави. Для адаптації до нових умов компанії все частіше використовують бухгалтерський аутсорсинг чи аутстафінг. Але є й інший спосіб поглянути на певні процеси зі сторони.

Чому компанії переходять на аутсорсинг?

Аутсорсинг вже давно прижився в Україні. Щороку все більше власників вирішують делегувати різні задачі підряднику. Основі причини використання аутсорсингу:

  • звільнення головного бухгалтера або штату бухгалтерів
  • часта зміна персоналу та неможливість швидко знайти заміну
  • декретна відпустка бухгалтера
  • відсутня необхідність у повній штатній одиниці у випадку невеликих фірм
  • зменшення витрат на облаштування та утримання власного фінансового відділу
  • фінансова та законодавча відповідальність за помилки

Але українські власники не завжди готові повністю передати управління фінансами підряднику. На їхню думку, аутсорсинг може дещо знизити оперативність отримання даних. У великих компаніях керівники напротивагу аутсорсингу обирають фахівця у штаті для швидкого реагування. Однак потреба у консультації незалежного експерта щодо питань ведення бухгалтерського обліку все одно виникає.

Враховуючи, що використання послуг аутсорсингу дуже гнучке, компанія сама вирішує, які саме ділянки бухгалтерського обліку передати для налаштування максимально ефективного робочого процесу. Це може бути як вузька ділянка, наприклад, оформлення первинних документів чи повне ведення бухгалтерського обліку. Якщо у компанії є потреба, щоб фахівець аутсорсингової компанії знаходився в офісі компанії, це також можливо. Таку модель використовують великі компанії для посилення оперативності робочих процесів.

Крім того, у спеціалістів аутсорсингової компанії є великий досвід роботи в різних галузях і вони можуть виступити як консультант щодо чинних процесів. Наприклад, запропонувати автоматизацію в бухгалтерській програмі чи провадити використання електронного документообігу в компанії тощо.

Разом з повною передачею задач популярним є й аутстафінг, коли потрібного фахівця залучають через компанію-підрядника. Експерт офіційно працевлаштований в компанії, яка надає послуги. Такі відносини регулюються певним договором, який укладається між підрядником та бізнесом, де зазначається обсяг робіт та час їх виконання. Наприклад, якщо для виконання певної задачі потрібно п’ять годин робочого часу, то замовник сплачує за витрачений, час, а не за повний робочий день підрядника. Це безумовно є плюсом, коли мова йде про скорочення витрат на фонд оплати праці.

Пандемія також показала, наскільки світ може стати непередбачуваним. І хоч задача кожного бізнесу враховувати усі ризики, ніхто не знає який, умовно, “вірус” з’явиться завтра і як швидко доведеться до нього адаптуватись. Тому якщо у турбулентний період ви не впевнені на 100%, що дійсно йдете вірним шляхом – залучення стороннього консультанта з фінансового менеджменту та обліку допоможе вам це зрозуміти.

Чим корисний погляд зі сторони?

Потреба у залученні консультанта виникає з різних причин. Одна з популярних – зміна керівництва чи власників для оцінки ефективності бухгалтерської функції або оцінки компетенції бухгалтерії.

Також трапляється, що на роботу приймають некомпетентного працівника і тільки згодом проявляються негативні наслідки від його роботи. Найсучасніше програмне забезпечення в руках некомпетентного працівника може призвести до збитків. Наприклад, під час розрахунку валютних операцій важливо уточнювати курс валют щодня і не залишати цей показник за замовчуванням. Згодом це може дуже сильно викривити дані й стати приводом податкових порушень.

Також виникає потреба в пошуку інноваційних рішень з приводу організації фінансів. На практиці трапляються фахівці, яким складно підлаштуватись під швидкий ритм компанії. Вони можуть дуже добре виконувати свою рутину роботу, але не пропонувати нічого нового.

Від іноземного бізнесу часто є запит на фінансове консультування під час запуску нового проєкту в Україні. В такому випадку компанії потребують комплексної допомоги не лише щодо обліку та податків, але і юридичних, кадрових питань тощо.

Великі іноземні компанії зазвичай системні та організовані в процесах, тому їх цікавлять зовсім інші послуги. У них вже існують свої політики, процеси, програмні продукти для ведення всього обліку або ділянки обліку. Тому їм потрібні консультації, щоб розібратись в українському законодавстві. Оскільки останнє дуже мінливе та неоднозначне, іноземні бізнеси, які звикли працювати у стабільних умовах, не готові самостійно прорахувати податкову стратегію, направлену на збереження беззбиткової діяльності.

Ще однією з найпоширеніших причин залучення консультанта – бажання отримати незалежну думку для оцінки ефективності організації фінансового менеджменту та бухгалтерського обліку. Бувають незаплановані ситуації, коли необхідно звернутися до зовнішнього експерта, наприклад:

  • конкурентне середовище на ринку, яке вимагає від власника оперативних змін у бізнесі
  • необхідність виведення організації на якісно новий рівень у своїй сфері
  • збиткова діяльність підприємств

Консультанти зазвичай мають різноманітний досвід, тому зовнішнє консультування корисне не лише тоді, коли є реальні причини. Якщо Ви бажаєте отримати експертну оцінку поточного стану справ, дізнатися які процеси і як саме можна покращити, запровадити світові практики, які допоможуть у роботі конкретної компанії, або знизити витрати на кадровий та бухгалтерський супровід трудових відносин на підприємстві, тоді завжди буде доречним звернутися до консультантів.