В начале пандемического года всем казалось, что через месяц-другой все вернется в привычный жизненный поток, поэтому никто ничего не менял в бизнес-процессах. Но как показывают реалии – нам нужно подстраиваться и оптимально настраивать процессы. Как говорит народная мудрость – если жизнь подбросила тебе лимон, стоит сделать из него лимонад. Именно так и стоит относиться к новеллам, принес нам карантин, ведь только вовремя приняв новые правила «игры» можно выйти из нее победителем.

Например, еще год назад мы проводили все встречи вживую и не знали о существовании Zoom, Teams и других средств онлайн-общения. Но сегодня мы уже привыкли к общению на расстоянии и это оказалось достаточно удобно, кроме того, мы еще экономим наше время и средства, которые тратили на билеты, гостиницы и прочее. К тому же наш новый ритм жизни помог развеять множество стереотипов относительно удаленной работы и ее неэффективности. Конечно, не все рабочие процессы можно организовать дистанционно, но гибкий график, могут использовать сотрудники, дает свои положительные результаты, ведь как часто одной из причин поиска новой работы было время, затрачиваемое на ежедневное стояние в пробках по дороге на работу. Кроме того, удаленная работа дает возможность работодателю уменьшить размеры офиса и сэкономить на аренде.

Конечно, нужно реорганизовать процессы чтобы обеспечить бесперебойность работы сотрудников, но, с другой стороны, это дает нам возможность по-новому оценить эффективность и оптимизацию работы. Например, раньше, при общении с потенциальными клиентами, мы часто слышали в качестве аргумента недостатков аутсорсинга тот факт, что бухгалтер находится не в офисе, а где удаленно и это воспринималось как неудобный и необычный вариант. Также, было условное деление процессов на те, которые можно передать на аутсорсинг, а также те, с которыми справится только inhouse специалист.

Учитывая тот факт, что большинство компаний перешли на отделен способ работы, в том числе и бухгалтерия, все аргументы относительно неудобства удаленной работы бухгалтера быстро перешли в категорию рудиментов, ведь даже штатным сотрудникам пришлось осваивать все тонкости работы из дома. Наша команда провела камерное опрос среди ведущих на украинском рынке компаний, которые отвечали следующим критериям:

  • Имеют собственную бухгалтерию (более 3 штатных бухгалтеры)
  • Принимали устойчивое решение не использовать услуги аутсорсинга.

Целью такого исследования мы определили оценку таких критериев:

– что изменилось в общих подходах бизнес-процессов в связи с пандемией?

Основой всех ответов было то, что с момента начала карантина было проведено масштабное переосмысление всех бизнес-процессов. Учитывая тот факт, что карантин прямо повлиял на прибыльность компаний, руководство было вынуждено пересматривать не только бизнес-процессы, но и внутренние политики, снижать издержки и разрабатывать схемы по увеличению эффективности труда. Большинство компаний, принимавших участие в опросе, прокомментировали, что благодаря карантина многие процессы были оптимизированы и автоматизированы, что является положительным влиянием на деятельность компании, но, с другой стороны, есть и негативные последствия – сокращение штатного персонала.

– возникли проблемы в работе бухгалтерии после введения локдауну?

Почти в ста процентов респондентов они не только возникали, но и продолжают появляться, поэтому хочется как можно внимательнее рассмотреть этот вопрос. Во-первых, удаленная работа требует налаживания рабочего места и это не так просто, как может показаться на первый взгляд. Ведь рабочее место не ограничивается такими очевидными понятиями как стол, стул и компьютер — это настоящий офис в миниатюре, требующий технического оборудования, аренды, секретаря и иного обеспечения.

Когда работаешь в офисе и все «под рукой», такие как шкафы с документами, принтер и IT специалисты, которые придут на помощь, то даже не приходится задумываться о важности этих обыденных вещей. Кроме того, были неотвратимы определенные сложности при налаживании максимально эффективных условий для удаленной работы отдела бухгалтерии, которая в современных реалиях, к тому же, все еще связана с большим количеством работы с бумажным документооборотом.

Все знают, что работа бухгалтера прежде всего – работа с документами, и здесь есть множество подводных камней, ведь документы присылают в офис, в котором никого нет и бухгалтерам приходилось сталкиваться с проблемой получения документов, подписание, отправкой контрагентам их экземпляров, сортировки и хранения оригиналов первичных документов. То есть, казалось простой процесс получения / отправки / хранения документов самом деле обернулся почти катастрофой.

Также преграды возникли из-за того, что встал вопрос тяжести контроля над работой сотрудников, сразу отразилось на качестве. Работники оказались как в информативном вакууме, им трудно было наладить процессы коммуникации на расстоянии. И здесь, конечно же, хочется заглянуть в щелочку чтобы понять проходят через эти сложности компании, работающие на аутсорсинге? И здесь мы вынуждены вас разочаровать, ведь для нашей компании и для клиентов переход на удаленный режим работы не создал никаких проблем или неприятностей. «Машина» аутсорсинга работала и работает без карантина. Все наши сотрудники обеспечены технически, внутренние системы контроля качества позволяют проверить работу сотрудников вне зависимости от их физического местонахождения, аудиторы регулярно делают рассылки всех новостей, связанных с изменениями в законодательстве, установленные программы для онлайн общения, наши IT специалисты всегда на готовые помочь всем сотрудникам.

Таким образом, в 2020-й год можно смело назвать победным для аутсорсинга, ведь компании, которые отказались от inhouse бухгалтерии сохранили свое время и смогли сосредоточиться на решении действительно горячих для этого кризисного периода вопросов.

– Изменилось ли их отношение к услугам аутсорсинга?

Ответ на этот вопрос вряд ли кого-то удивит, ведь благодаря карантина и вынужденному распространению удаленной работы, аутсорсинг выиграл сразу по многим пунктам, начиная с отсутствия потребности контролировать работников, обеспечивать их технически, обучать и т.д., заканчивая оптимизацией расходов.

Подводя итоги, можно твердо сказать лишь одно: в периоды, когда мир вокруг меняется с головокружительной скоростью, необходимо меняться вместе с ним, ведь любые кризисные этапы можно рассмотреть не только как время затянуть ремни, но, прежде всего – возможность сделать безумный прыжок в развитии бизнеса. Мы уже видим, как сильно изменились взгляды на организацию рабочих процессов, и отошли в небытие представления о необходимости классической организации рабочих процессов, ведь аутсорсинг помогает вам обратить свой взор на действительно «горячие» вопросы.