З 1 вересня 2021 року набув чинності ДСТУ 4163:2020 про правила складання документів.

Як і попередній ДСТУ 4163-2003, новий документ містить вимоги до складання організаційно-розпорядчих документів:

— організаційних (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);

— розпорядчих (постанови, рішення, накази, розпорядження);

— інформаційно-аналітичних (акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, службові листи тощо).

Поширюється ДСТУ на усі держоргани, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від форми власності. Для фізичних осіб-підприємців цей стандарт  має рекомендаційний характер.

  1. Підпис. Повні ініціали або по батькові не вказуються. Тільки ім’я і прізвище (без по батькові) треба писати в усіх інших реквізитах.
  1. Дата. При цифровому і словесно-цифровому позначенні день місяця повинен завжди складатися з двох цифр. Якщо пишемо дату тільки цифрами, то після неї ні слово «рік», ні «р.» не ставимо.
  2. Місце складання документа.Щоб вказати місце складання документа, наприклад, місто Київ, то слово «місто» або «м.» перед ним ставити не треба. У всіх інших випадках, як і раніше, скорочення «м.», «с.», «смт» тощо використовуємо.
  3. Ознайомлення з документом. У переліку реквізитів з’явився реквізит «відмітка про ознайомлення з документом» (враховувати зміни в частині підпису).

Коли ДСТУ не важливий

Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів передбачений у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (Закон про бухоблік) і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (Положення № 88).

Новий ДСТУ не впливає на визнання в бухгалтерському обліку первинних документів дійсними. ДСТУ регулює лише місце розташування і зовнішній вигляд реквізитів. Якщо оформити в первинних документах реквізити не у відповідності з рекомендаціями ДСТУ,  то недійсними їх визнати не мають права.

Крім того, відповідно до Закону про бухоблік і Положення № 88 – неістотні недоліки у документах, що містять відомості про госпоперації, не є підставою для невизнання господарської операції, якщо це не заважає її ідентифікації. Ця позиція неодноразово підтверджувалася Верховним Судом України.  

Регулювання щодо касових і розрахункових документів здійснюється спеціальними нормативно-правовими актами:

— Положенням, затвердженим постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, — для касових документів;

— Положенням, затвердженим наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13, — для розрахункових.

Визнати касові або розрахункові документи недійсними через невідповідність ДСТУ не можна.

Новий ДСТУ не стосується договорів, визнати недійсним договір через невідповідність новому ДСТУ не можна. За недотримання ДСТУ в кадрових документах штрафів немає.

Коли ДСТУ важливий:

Судовий процес. Дотримуватися ДСТУ важливо під час засвідчення копій документів, що додаються до позовів, апеляційних і касаційних скарг.

Офіційні документи держорганів. Невідповідність ДСТУ в реквізитах документів, що видаються держорганами, може вплинути на їх дійсність.

Тендери. З документами, що не відповідають ДСТУ, можуть виникнути проблеми під час участі у тендерах. адже там досить суворі правила до зовнішнього вигляду документів.

ДСТУ не привніс зміни в бухгалтерський облік, при оформленні первинних бухгалтерських документів необхідно орієнтуватися на Закон про бухоблік і Положення № 88.