Уважаемые гости и участники Конференции, данная КОНФЕРЕНЦИЯ посвящена теме "АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ – ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ".

Цель Конференции: Получение участниками Конференции конкретных ответов на вопросы по теме Конференции.

Активное время конференции: с 15.00 до 17.00 в четверг, 2 Июля 2009 года.

В рамках Конференции Вы можете задать вопросы Елене Левшун, руководителю практики аутсорсинга бухгалтерского учета и финансового менеджмента EBS, по следующим направлениям:
• Оформление приказов о служебной командировке по Украине и за границу, представительских событиях;
• Оформление командировочных удостоверений и использование печатей на командировочных удостоверениях;
• Оформление представительских расходов;
• Подтверждающие документы для авансовых отчетов и прочие документы;
• Расчет наличными и с помощью платежных корпоративных карт.

Во время конференции просьба соблюдать следующие правила:

1. Придерживайтесь темы Конференции.
2. Придерживайтесь основных правил Форума.

Все сообщения в рамках Конференции проходят проверку первичным спам фильтром.

За нарушение правил конференции пользователь лишается права дальнейшего участия.

Надеемся, данная конференция окажется вам полезной!

Добрый день, уважаемые участники!

Напоминаю, что Старт Конференция - сегодня,в Четверг, 2 июля в 15.00 по Киеву.

На Ваши вопросы отвечает Елена Левшун, Руководитель практики аутсорсинга EBS.

Здравствуйте!

Уважаемые участники конференции.
Сегодня буду рада ответить на Ваши вопросы.

Сотрудник предоставил в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами пребывания в командировке командировочное удостоверение, заверенное печатью принимающей стороны "для документов". Правомерно ли проставление такой печати на командировочном удорстоверении?

Уважаемый Сергей!

Пунктом 1.3 Инструкции о служебных командировках по Украине и за рубеж предусмотрено, что печать в командировочном удостоверении удостоверяет подпись должностного лица, ответственного за регистрацию командировочных удостоверений.

По нашему мнению, в командировочном удостоверении может стоять печать «Для документов», в случае, если внутренним приказом по предприятию принимающей стороны, проставление такой печати закреплено отдельным приказом. Т.е. все зависит от организации внутреннего делопроизводства на предприятии в пункте назначения.

За скільки днів до відрядження потрібно видавати кошти на добові, чи є якийсь термін, раніше якого не може бути видано авансові відрядні?
Якщо працівник їде у відрядження на 62 дні, добові йому виплачуються за всі дні, чи тільки за 60 днів?
Якщо частина добових видавалась до відрядження, інша частина після відрядження, за яким курсом записувати суму добових в звіт про відрядження? Чи можна рахувати по міжбанківському курсу: міжбанківський курс на дату придбання валюти?
чи курс НБУ на дату виплати?

Елена Левшун, у меня к Вам вопросы
1.Можем ли мы своим внутренним документом оговорить, что поездка в г. Донецк для выполнения своих служебных обязанностей не является командировкой?
2. Кикае документы необходимы чтобы узаконить такое решение (прописать в должностной инструкции, приказе)?
3. Можно ли таким работникам выписывать маршрутные листы для компенсации расходов на поездку в г.Донецк?

Шановна Ірино!
Якщо дозволите, відповідати на Ваші питання буду послідовано.

1. За скільки днів до відрядження потрібно видавати кошти на добові, чи є якийсь термін, раніше якого не може бути видано авансові відрядні?

Все залежить від дати оформлення наказу на службове відрядження. За загальним правилом підставою для видачі є наказ про службове відрядження.

2. Якщо працівник їде у відрядження на 62 дні, добові йому виплачуються за всі дні, чи тільки за 60 днів?

Як я зрозуміла, мова йде про відрядження закордон. За загальним правилом термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

У разі якщо працівника направлено у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, не повинно перевищувати одного року.

Якщо у Вашому випадку, працівника направлено за наказом керівника у «стандартне» відрядження закордон, на наш погляд, нараховані добові за кількість днів перевищення загального терміну відрядження (2 дні), не враховувати у складі валових витрат.

3. Визначення суми добових витрат.

20.05.09 внесено зміни до Постанови КМУ від 23.04.1999 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» № 663, згідно з яким граничні норми добових витрат для відряджень закордон визначено у валюті.

У разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, граничні норми добових витрат для відряджень за кордон розраховуються у гривнях, еквівалентній 50 доларам США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком на день видачі авансу.

Виплата авансом добових здійснюється на підставі наказу керівника, в якому зазначається кількість днів службового відрядження.

У Вашому випадку сума добових витрат буде проведена за двома курсами:
1. на дату видачі авансу;
2. на дату затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

Уважаемые участники,

Просьба не задавать более 3 вопросов в одном сообщении, иначе конференция превратится в "Индивидуальную справку", что оплачивается по отдельному прейскуранту.

1)Является ли подтверждением расходов только квитанция за проживание (без счёта), если в ней имеются все реквизиты счета и стоит штамп «оплачено»?
2) Командировки по спортивным мероприятиям (от ДКТиС), командированные - работники различных цехов завода. Куда относить суммы командировок – на расходы ДКТиС или прочие операционные расходы?
3) Если в гостинице выписан счет за проживание на 2 (или более) человека? Как отразить расходы и оформить авансовый отчет на каждого командированного?

4) Работник отправился в командировку за рубеж без аванса. При возврате суточные считаются по курсу НБУ на дату авансового отчета?
5)Оплачиваются ли услуги камеры хранения, если это производственная необходимость?
6)Работник возвращается из командировки на день позже указанного в приказе срока (не производственная необходимость) и выходит в этот же день на работу. Суточные не оплачиваются. Оплачивать ли билеты на о

7)Литература по служебным командировкам из последних изданий со всеми изменениями и дополнениями?
8) Работник по приказу проходил курсы повышения квалификации. За курсы заплатил наличными, с университетом составлен договор с ОАО АКХЗ через работника (на заключение договора работнику выдана доверенность), акт сдачи-приема выполненных работ. Как возместить работнику расходы по оплате обучения?
Являются ли расходы на обучение объектом обложения НДФЛ, взносами в социальные фонды? Можно ли возмещать подобные расходы из кассы завода?

Уважаемая Наталья!

Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13 марта 1998 г. № 59 (далее - Инструкция №59) предусмотрено, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (далее – предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (абз.1 Общих положений).
Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в дороге или носит разъездной характер, не считается командировкой, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между сотрудником и собственником (или уполномоченным им лицом) (абз.2 Общих положений Инструкции).
Учитывая вышеизложенное, согласно норм действующего законодательства Украины служебные сотрудников считаются командировками, если это предусмотрено трудовым договором, подписанным между работодателем и сотрудником.
Следовательно, если в Вашем случае, трудовым договором или должностными инструкциями предусмотрено, что поездки сотрудников носят разъездной характер, тогда такая поездка не считается командировкой.

Что касается маршрутных листов, очевидно, Вы имели в виду путевые листы. Но к сожалению, Порядок их оформления не относится к вопросу компенсации расходов на служебные поездки работников

Уважаемая Наталья!

Большое спасибо за Вашу активность.

1. Очевидно, Вы имеете ввиду корешок об оплате стоимости проживания в гостинице во время пребывания в служебной командировке. По нашему мнению, для подтверждения валовых расходов не достаточно квитанции, т.к. такая квитанция подтверждает оплату стоимости услуг, а не их предоставление. Поэтому, мы бы рекомендовали получить счет на проживание, как подтверждение оказания услуг.
2. Пожалуйста, можете конкретнее сообщить, что такое ДКТиС? Связана ли такая командировка с Вашей хозяйственной деятельностью?
3. Ответ на данный вопрос Вы сможете найти в письме Минфина от 11.03.2006 р. N 31-26030-12-13/5020.
.

Елена, в указанном письме Минфина от 11.03.2006 р. N 31-26030-12-13/5020 речь идет об оплате роживания сотрудников ДИРЕКТОРОМ предприятия и при этом с использованием КОРПОРАТИВНОЙ ПЛАСТИКОВОЙ КАРТОЧКИ. А если оплачивается все наличными и не директором предприятия?????

Уважаемая Наталья!

4. Да, Вы правы.
5. Инструкцией 59 О служебных командировках компенсация таких расходов в командировках за рубеж не предусмотрена. Поэтому такие расходы не включаются в состав валовых расходов.
Такие расходы могут быть компенсированы сотруднику с разрешения руководителя предприятия, но они подлежат дополнительному налогообложению налогом с доходов физических лиц на основании подпункта 4.2.9 Закона 889, с учетом применения коэффициента согласно пункту 3.4 Закона 889
6. Служебной командировкой считается поездка сотрудника предприятия по распоряжению руководителя. В таком приказе указываются даты пребывания в командировке. Поэтому, в Вашем случае, сотрудник возвращается уже не из командировки. Стоимость билета может быть компенсирована по распоряжению предприятия, однако, по нашему мнению, с применением дополнительного налогообложения налогом с доходов физических лиц на основании подпункта 4.2.9 Закона 889, с учетом применения коэффициента согласно пункту 3.4 Закона 889. Обращаем Ваше внимание, что заработная плата не может быть начислена за дни отсутствия сотрудника на рабочем месте (т.к. Вы указали не производственная необходимость).

Уважаемая Светлана!

По нашему мнению. данное письмо можно использовать как аналогия при расчете наличными.

Уважаемая Наталья!

7. Инструкция О служебных командировках № 59 от 13.03.98 г. с изменениями и дополнениями № 791 от 05.07.07, Постановление КМУ № 663 от 23.04.99 О нормах возмещения расходов на служебные командировки с изменениями от 20.05.09.
8. По нашему предположению, в вопросе имеется ввиду, что между Заводом и Университетом был заключен договор на прохождение курсов повышения квалификации сотрудника завода. Не подлежат отражению в годовой декларации и не включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика НДФЛ суммы, уплаченные работодателем в пользу учреждений образования в счет компенсации стоимости подготовки или переподготовки такого плательщика – наемного рабочего (подп. 4.3.20 ст. 4 Закона № 889). Причем его подготовка (переподготовка) должна быть связана с профилем деятельности или с общими производственными нуждами предприятия-работодателя.

Из этой же нормы Закона следует, что в состав облагаемого НДФЛ дохода наемного работника не включается плата за учебу в сумме, которая не превышает размер суммы1, определенной в подпункте 6.5.1 статьи 6 Закона № 889, в расчете за каждый полный или не полный месяц подготовки или переподготовки. Нужно учесть натуральный коэффициент (см. пример)

(1 На данный момент эта сумма составляет 940,0 грн. в месяц (669,0 грн. (месячный прожиточный минимум, действующий для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года), умножить на 1,4, и округлить до ближайших 10 гривен).

Пенсионный сбор, социальные взносы
Согласно действующему законодательству пенсионный сбор и социальные взносы должны начисляться на сумму платы за обучение только при одновременном наличии двух условий: включении платы за обучение в ФОТ и удержании из этой суммы НДФЛ. Поскольку согласно подпункту 3.24 Инструкции № 5 расходы на оплату обучения работников в высших учебных заведениях и заведениях повышения квалификации, профессиональной подготовки (переподготовки) кадров к ФОТ не относятся, то на сумму платы за обучение пенсионный сбор и социальные взносы начисляться и удерживаться не будут.
Данные расходы могут быть компенсированы наличными из кассы Завода.

Уважаемые участники конференции, была рада ответить на Ваши вопросы.

Искренне Ваша,

Уважаемые участники конференции, на этой оптимистической ноте, наша Конференция объявляется закрытой.

Всем большое спасибо за участие!